人は1日1時間を無駄にするだけで、年間で6週間を失います。タイムマネジメントが出来ない人間は、タスクが発生する度に反応的に処理をしてしまうため、常に重要な仕事から引き離され、集中力を戻すための時間を多く消耗します。彼らはどれだけ忙しくても、優先順位の高いタスクに効率的に取り組むことができないため、決して大きな結果を出すことはありません。確実に結果を出す、優秀な人材となるために、タイムマネジメントは不可欠です。
しかし、タイムマネジメントを実施するために多くの時間を費やしていては本末転倒です。以下では、チェット・ホームズの「究極のセールスマシン」に記載されている、1日5分でタスクにかける時間を最適化できるタイムマネジメントのプロセスを紹介します。
1. タスクには一度しか触れない
タスクの切り替えは多くの時間を要しますが、全く生産的ではありません。更に人間の脳は、タスクの切り替えだけでタスクの終了時と似た達成感を味わうとも言われています。一日の中でタスクの切り替えを少なくする事こそ生産性の向上につながります。
一度触れたタスクは必ず完了させるか、ファインリングをするか、捨てるようにしましょう。特にメールやメモを開いたときは何らかのアクションを取り、必ずタスクを進めてください。仕事に関わる全員が効率的なタイムマネジメントが行えるよう、メールの件名は必ず内容を反映するようにしましょう。
また、鉄則として2分以下で対応できるタスクはその場で処理しましょう。簡単な連絡事項に即時対応することで自分がボトルネックになることを防ぎます。
2. 重要度の高いタスクのリストを作る
タスクをリストで管理していない人はほぼ反応的に仕事をしていると考えていいでしょう。また、リストに無数のタスクがある人は簡単なタスクから処理し、難しい物を後回しにする傾向があります。タスクはリストで管理し、必ずプライオリティを明確にしましょう。
1日のはじめに達成したい6つの最も重要なタスクをリストにします。継続的に管理しているマスターリストからデイリーのタスクを引き出せば、簡単に作成できるはずです。大きなタスクは分解し、必ず6つのタスクを完了できるようにしてください。
6つのタスクリスト例
- クライアントA提案資料アウトライン作成
- クライアントAキャンペーン効果測定レポート作成
- クライアントBソーシャルメディアリサーチデータ収集
- クライアントCミーティングセットアップ
- 社内ミーティング用メモ・アジェンダ作成
- ワークフローについて社内ミーティング実施
3. タスクに時間を割り当てる
タスクを十分に分解することができていれば、そのタスクを完了するために必要な時間がわかるはずです。一つ一つのタスクを完了させるために必要な時間を割り当てて、合計が6時間となるようにしてください。合計が11時間になるようでは現実的ではありません。
- クライアントA提案資料アウトライン作成（1時間30分）
- クライアントAキャンペーン効果測定レポート作成（1時間30分）
- クライアントBソーシャルメディアリサーチデータ収集（1時間）
- クライアントCミーティングセットアップ（15分）
- 社内ミーティング用メモ・アジェンダ作成（45分）
- ワークフローについて社内ミーティング実施（1時間）
4. 一日の予定を立てる
全てのタスクに時間を割り当てたら、一日の予定を立てます。直接Googleカレンダーなどに入力し、他のタスクが発生しても引き離されないようにしてください。また、メールのチェックや処理、定例ミーティングや社内業務の確認など、タスクとして事前に想定できない業務にも時間を割り当てるようにしましょう。
一日の予定例
- 10:00-10:30 : メールのチェック・処理
- 10:30-11:00 : 定例ミーティング
- 11:00-11:15 : クライアントCミーティングセットアップ
- 11:15-12:45 : クライアントA提案資料アウトライン作成
- 12:45-13:45 : クライアントBソーシャルメディアリサーチデータ収集
- 13:45-14:45 : ランチ
- 14:45-16:15 : クライアントAキャンペーン効果測定レポート作成
- 16:15-16:45 : 進行中案件の確認
- 16:45-17:30 : 社内ミーティング用メモ・アジェンダ作成
- 17:30-18:30 : ワークフローについて社内ミーティング実施
- 18:30-19:00 : メールのチェック・処理
5. 優先順位を明確にする
タスクの中でも結果に繋がるものと繋がらないものがあります。重要なタスクは早い時間に、優先的に処理するようにしましょう。優先順位の低いタスクばかりをやっている「忙しい人」は大きな結果を出すことはできません。優先順位を明確にし、高いものから処理することこそ結果を出すために最も重要なことです。
また、業務タスクをひたすら処理するだけでは個人的な成長やチームの業務改善はできません。業務タスク以外でも優先順位の高いものは必ずタスク化し、早めに対応するようにしましょう。
タスクのマスターリストに「High」「Medium」「Low」の３つの重要度を設定すると管理がしやすくなります。
6. 不要なものは捨てる
ファイリングされたものの80％は二度と閲覧されません。不要なものが多く含まれたマスタータスクリストや受信トレイは理解するために多くの時間を必要とし、業務効率を低下させます。
Just in Case（念のため）ではなく、Just in Time（必要なだけ）を心がけ、不要なものは徹底的に削除し、重要なものに集中できるようにしましょう。
上記6つのステップを徹底するだけで、大きな仕事の結果につながります。現在1つでも実施できていなければ、先ずはタイムマネジメントを始める時間をスケジュールに入れることから始めてください。